Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams eine/n
Mitarbeiter/in (m/w/d) für das Vorzimmer/Sekretariat des Bürgermeisters
Die Stadt mit ihren rund 16.500 Einwohnerinnen und Einwohnern liegt etwa zehn Kilometer nordöstlich der Landeshauptstadt Saarbrücken und ist eingebettet ins obere Sulzbachtal. Mit dem Ruhbachtal und dem Brennenden Berg befinden sich schöne Naherholungsgebiete direkt vor der Haustür.
Die Verkehrsanbindung ist ausgezeichnet: Die nahe A623 verbindet Sulzbach problemlos mit weiteren attraktiven Standorten. Der Bahnhof liegt an der Nahetalbahn und wird von der Regionalbahn bedient. Auch die Nähe zum Flughafen Saarbrücken-Ensheim und zur Universität des Saarlandes macht Sulzbach zu einem attraktiven Standort.
Zu den Aufgaben gehören insbesondere:
Vertretung der Chefsekretärin in allen Belangen, dazu gehören u.a. folgende allgemeine Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten:
- Büromanagement, insbesondere:
-Bearbeitung von Posteingang und E-Mails
-Digitale Ablage und Aktenführung
-Telefondienst - Anfertigung von Telefon- und Aktennotizen
- Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Sitzungen und Dienstreisen
- Übernahme repräsentativer und gastgeberischer Aufgaben
- Erstellen von Gratulationsschreiben, Einladungen und sonstigen Korrespondenzen
- Koordination, Vereinbarung und Überwachung von Terminen sowie Pflege des Terminkalenders
Führung der laufenden Geschäfte für die Zweckverbände „Naherholungsgebiet Ruhbachtal“ und „Brennender Berg“:
- Mitwirkung an der Haushaltsaufstellung und -beschlussfassung, einschließlich:
-Ermittlung der Haushaltsansätze
-Ausarbeitung der Haushaltssatzungen samt Anlagen - Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen:
-Erstellung von Sitzungseinladungen
-Anfertigung von Niederschriften - Zahlbarmachung und Prüfung von Rechnungen
- Erstellung von Rechenschaftsberichten
Tätigkeiten im Rahmen der Wahl von Schiedsmännern/Schiedsfrauen (m/w/d) sowie von Schöffen und Schöffinnen (m/w/d) (Ausschreibung, Betreuung, haushalterische Aufgaben)
Organisation und Betreuung des Dienstfahrzeugs (Elektroauto) mit Verantwortung für Betriebsbereitschaft, Ladevorgänge, Wartung und Nutzungsdokumentation
Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten.
Unsere Anforderungen an Sie:
- Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) bzw. erfolgreiche Teilnahme am Angestelltenlehrgang mit abschließender Erster Prüfung für Angestellte im kommunalen Verwaltungs- und Kassendienst, alternativ:
- Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) mit nachweislich mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariats- bzw. Vorzimmerbereich, idealerweise in der öffentlichen Verwaltung
- Ein hohes Maß an Loyalität, Integrität und absolute Diskretion
- Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Gute organisatorische Fähigkeiten
- Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit, Flexibilität und Sorgfalt
- Bürgerfreundliches und sicheres Auftreten
- Kommunikationsstärke in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
- Erfahrung im Haushalts- und Rechnungswesen ist von Vorteil
Wir bieten Ihnen:
- Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
- Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem aufgeschlossenen Team
- Gleitende Arbeitszeit
- Ein vielfältiges Angebot des betrieblichen Gesundheitsmanagements.
- Ein breites Spektrum an Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Angebot zum Fahrrad-Leasing
- Steuerfreies Budget in Form einer Sachbezugskarte
Die Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe 06 TVöD VKA.